Advocacia e Reuniões – Quanto do seu tempo você tem desperdiçado nisso?

Quantas vezes você já participou de uma reunião e disse para si mesmo: “Que desperdício de tempo. Eu poderia estar fazendo algo muito melhor.” Se já se pegou nesta situação, você não está sozinho.

Como você acredita que as outras pessoas no seu escritório se sentem quando o assunto é reunião?

Baseado em nossas experiências com o coaching, podemos dizer.

Colocando o gostar de reuniões numa escala de 1 a 10 em que 10 significa “Eu as amo. No meu escritório, elas são altamente produtivas e inspiradoras. Eu não perco nenhuma. Chego até mais cedo, quando sei que tem.” e 1 significando que as reuniões não são mais do que um dever e uma obrigação, se as pessoas pudessem não apareceriam, mas vão somente para não tomarem bronca e fazerem parte do time, qual você acha que seria a nota?

Na maioria dos escritórios e departamentos jurídicos, temos observado que existem muito mais pessoas perto do 1 nesta escala de apreciação do que em qualquer número próximo a 10. E por que isso acontece? Primeiro, porque as pessoas vão para as reuniões por terem que ir e não por verem valor agregado nisso e também, porque os gestores não se preparam para o que deve acontecer antes, durante e depois de cada uma delas.

De fato, o maior problema é que grande parte das vezes não se sabe exatamente para que serve a reunião, qual é problema que se quer solucionar. E ainda assim, considera-se que o simples fato de todos se sentarem ao redor de uma mesa vá  resolver tudo ou fazer as pessoas entrarem em ação. Vamos ser sinceros: a maior parte das reuniões são improdutivas e desnecessárias. Comprovadamente elas são a maior razão para queda de produtividade em uma organização e ainda assim ocupam incontáveis horas de uma semana de trabalho.

Não são poucas as pesquisas sobre o tema, mostrando quantos milhões num ano são desperdiçados em tempo de colaboradores em reuniões ao redor do mundo.

E não são apenas tempo e dinheiro jogados fora, não. Muitas vezes, o problema vai além, afetando inclusive o lado cognitivo dos profissionais.

Em uma pesquisa realizada pela Universidade de Minnesota, a psicóloga Kathleen Vohs e seus colegas, bem como outros neurocientistas, indicaram que temos uma quantidade limitada de recursos cognitivos, que também são denominados de recursos de execução. A medida que eles vão esgotando, as pessoas começam a tomar decisões erradas e a fazerem más escolhas. Por conta disso, reuniões importantes que durem 3 ou 4 horas começam a ficar comprometidas pelo próprio funcionamento do cérebro humano, podendo gerar prejuízos irreparáveis ou se tornarem absolutamente contraproducentes.

Há alguns anos, saiu uma excelente matéria na revista Superinteressante, tratando de empresas de tecnologia que buscavam, cada vez mais, acabar com longas reuniões das formas mais diversas e criativas:

‘Numa divisão da Microsoft, por exemplo, as reuniões contam com a participação de Ralph - uma galinha de borracha que a pessoa precisa segurar enquanto está falando. E algumas reuniões são propositalmente agendadas nas escadarias da empresa, onde não há aquecimento (calefação). A ideia é que, como estão com frio, as pessoas sejam objetivas. Dá resultado: as reuniões na escadaria costumam durar no máximo dez minutos.

No Facebook, o truque é marcar as reuniões logo antes da hora do almoço. "Isso motiva as pessoas a falar menos", disse o engenheiro Mark Tonkelowitz ao jornal americano The Wall Street Journal. Na empresa de softwares Hashrocket, nos EUA, as reuniões usam uma bola de cinco quilos - quem fala deve segurar o objeto. Na empresa brasileira Locaweb, que presta serviços de tecnologia, as reuniões diárias são feitas com a equipe em pé. Quem está falando segura uma bola de basquete, e a duração do encontro é cronometrada. "Com essas reuniões rápidas, conseguimos encurtar em 30% o tempo de desenvolvimento de um software", diz Luis Carlos dos Anjos, gerente de marketing da empresa.’

É claro que aqui estamos não estamos na área da tecnologia, mas por que não encontrar uma maneira diferente de contornar este problema de uma forma criativa e que se adapte ao seu departamento jurídico ou escritório de advocacia?
 

Por fim, se uma reunião é absolutamente necessária, aqui vão algumas dicas para auxiliá-lo em como torná-las mais produtivas:

•  Tenha sempre uma pauta definida, com horários para começar e terminar.
•  Inicie-a sempre no horário, independente de existirem pessoas atrasadas.
•  Não reveja o conteúdo da reunião com pessoas que chegarem depois do seu início.
•  Reduza o seu tempo para no máximo 1 hora, mas tente reduzi-las ainda mais. De preferencia, até 30 minutos.
•  Encerre-a no horário marcado, mesmo que o conteúdo não tenha sido todo abordado.
• Convide para a reunião somente aquelas pessoas que são de alta importância, que sabem do assunto ou tenham poder de decisão. Muitas vezes, uma pessoa que tem uma participação de apenas 5 minutos, termina jogando fora 45 minutos do seu tempo, por ter que ficar até o final.
• Recompense as pessoas que aparecerem ou até mesmo inicie com algum pequeno presente ou recompensa. 
• Não deixe que pessoas que cheguem mais de 15 minutos atrasadas possam entrar.
• Permita que os advogados digam não a algumas delas, sem terem que justificar a sua ausência ou sofrerem alguma penalidade.
• Não permita que pessoas trabalhem em outras coisas durante uma reunião. Peça para que saiam.
• Evite que as pessoas levem celulares para o encontro. Ao invés de focarem no conteúdo ou contribuírem com elas, muitas vezes, estarão checando e-mail, navegando na internet ou se distraindo com alguma outra coisa.
• O líder da reunião deve conduzir para que uma pessoa fale de cada vez e vá direto ao ponto.
• Não deixe que indivíduos dominem a reunião com conversas paralelas ou sem fim. É importante que todas elas tenham um líder e que ele a conduza para contornar este tipo de problema.
• Peça para cada participante se preparar para ela com antecedência.
• Interrompa pessoas que voltem a discutir sobre um ponto que já foi passado.
• Limite o número de tópicos para não mais do que três.
• Corte qualquer discussão que não seja relevante para aquele encontro.
• É comum que as pessoas tenham interpretações diferentes sobre o mesmo assunto. Para evitar problemas, se possível a ata deve ser elaborada durante a reunião e divulgada entre os participantes, ou no mais tardar, ser enviada até 24 horas após a reunião, com as tarefas atribuídas, as responsabilidades assumidas e os prazos a serem cumpridos. Assim fica tudo muito bem esclarecido e documentado.

A verdade é que há reuniões realmente importantes, bastante valiosas e produtivas. É preciso apenas que se tome as medidas necessárias para que elas, de fato, aconteçam.

Matriz de Eisenhower: Como o presidente dos EUA se organiza

Eisenhower foi responsável pela estratégia e execução na segunda guerra mundial, se tornou o 34º presidente dos EUA, aprovou a criação da NASA e criou a DARPA, que levou a criação da internet. Nada disso seria possível se ele não tivesse desenvolvido um sistema muito eficiente para organizar o seu tempo e priorizar suas tarefas do dia-a-dia.

Se você passa o seu dia tentando resolver problemas, procurando soluções, e no fim do dia sente que não foi produtivo, você deve estar confundindo urgente com importante e direcionando sua energia de forma errada. Segundo Eisenhower, “O importante é raramente urgente, e o que é urgente é raramente importante”.

Essa citação o ajudava a decidir o que ele deveria fazer e como gerir seu tempo. Sempre que ele precisava tomar decisões, ele se perguntava se aquela atividade era urgente ou importante.

Eisenhower desenvolveu, então, uma matriz formada por quatro partes que lhe dava uma visão de como gerir suas tarefas de modo a otimizar seu tempo e esforço. Se liga na ideia:

Tarefas urgentes e tarefas importantes: entenda a diferença

As tarefas urgentes são aquelas que não podem esperar para serem resolvidas, pois suas consequências são imediatas e impactantes. Exemplificando: levar seu filho ao hospital após ele quebrar o braço, ou chegar a tempo a uma entrevista de emprego.

As tarefas importantes são aquelas que podem ser avaliadas antes de serem executadas, e cujo prazo de execução é maior.

A Matriz de Eisenhower

A Matriz de Eisenhower é dividida em quatro quadrantes em cuja vertical está a importância e na horizontal, a urgência. Nela, as tarefas foram divididas em:

1. importante e urgente;
2. importante mas não urgente;
3. não importante mas urgente;
4. não importante e não urgente.

E isso significa o seguinte:

Importante e urgente

Essas são as tarefas que você deve dedicar os seus esforços para terminar de uma vez. Elas não podem esperar, e devem ser resolvidas o quanto antes.

Importante mas não urgente

Este é o quadrante onde deveríamos passar a maior parte do nosso tempo, obviamente após resolver as tarefas do quadrante anterior. Essas tarefas são importantes, porém não são urgentes, isso nos permite avaliar, planejar e executar de maneira eficiente, gerando bons resultados no médio e longo prazo.

Não importante e urgente

Nesse quadrante temos as tarefas que mesmo sendo urgentes não precisam de uma atenção especial por não serem importantes. As pessoas normalmente passam muito tempo nessas tarefas por serem urgentes, mas sem perceber que elas não vão trazer resultados. Assim, o tempo que poderia ser gasto no quadrante dois é muitas vezes mal gasto no terceiro. Exemplos desse tipo de tarefa: e-mails irrelevantes, telefonemas, visitas de amigos e favores. Tudo nesse quadrante pode ser deixado para quando houver tempo livre.

Não importante e não urgente

Aparentemente, a maioria das pessoas sofre bastante com o tempo gasto no quadrante número quatro. Esse talvez seja o quadrante que mais afete a solução dos outros. Nessa parte estão as redes sociais, mensagens de texto, sites de entretenimento, jogos online e televisão. Quantas vezes você já ligou seu computador para fazer alguma tarefa e perdeu seu tempo no Facebook, e acabou tendo que fazer sua tarefa sob pressão? Ou decidiu resolver um problema, mas passou mais tempo respondendo a mensagens de texto do que se concentrando no que deveria? Ou saiu para resolver uma coisa, mas acabou gastando seu tempo em uma loja ou conversando com um velho amigo na rua?

Organize-se

Se essas tarefas estão em sua matriz é porque de alguma forma a solução delas é necessária para você, então, tudo que você tem que fazer é organizar seu tempo para despriorizar tarefas irrelevantes. Eliminar os quadrantes que te atrasam não é uma solução, porque também precisamos relaxar e pensar nas outras pessoas. Apenas foque no que deve ser feito e se policie para não perder todo o seu tempo no quadrante três e quatro.

E aí? Qual quadrante você passa mais o seu tempo?

Texto retirado do endereço: http://marcelotoledo.com/2014/11/26/matriz-de-eisenhower-como-o-presidente-dos-eua-se-organiza/ 

Workshops - Temas Importantes para Escritórios de Advocacia

Contratar treinamentos personalizados para um escritório é, muitas vezes, a escolha perfeita para advogados ocupados.

Pensando nisso, a Thelema Coaching desenvolveu uma série de workshops personalizáveis para tratar de questões específicas da sua banca.

Ao trazer um programa desse tipo para a sua organização, é possível destiná-lo ao número de pessoas que entender necessário, assim como para diferentes áreas.

Cada workshop dura aproximadamente um período do dia e é conduzido pela equipe de coaches da Thelema.

Ele eleva a visão estratégica e aumenta o nível de compreensão dos participantes para lidar com os desafios que o seu escritório enfrenta.

Com anos de experiência e trabalho em inúmeras bancas, as coaches perceberam que este tipo de treinamento pode trazer resultados altamente eficazes, dando um salto expressivo no comportamento e performance dos profissionais da sua organização. 

1. Por que advogados não sabem captar clientes?

As respostas mais ouvidas são:

•  “Não aprendi esta competência na Faculdade.”
• “Não tenho jeito para vender.”
• “Não tenho tempo para isso.”
• “Não é minha função.”
• “Não sei por onde começar.”
• “Não quero infringir o Código de Ética da OAB.”
• “Não é trabalho de advogado.”

Ao longo dos nossos anos de trabalho, temos visto a dificuldade dos advogados em captar clientes.

Muitos não se consideram vendedores naturais, mas através de um treinamento para reconhecer suas habilidades únicas, aumentar sua experiência e foco, com a ajuda de coaches que entendem da profissão do advogado, podem vir a se tornar.

Dessa forma, desenvolvemos um workshop prático, dinâmico, rico em conteúdo e com muita interação, abordando cada uma das afirmações anteriores, com o intuito de que ao término do evento os participantes saiam aptos a captá-los.

2. Relacionamento e Fidelização do Cliente.

Se para você se relacionar bem e fidelizar seu cliente é apenas questão de:

• Atender e retornar os seus telefonemas;
• Participar de reuniões ou visitá-lo, quando solicitado;
• Enviar-lhe relatórios ou informações mediante demanda;
• Produzir um trabalho de qualidade.

 Certamente, este workshop foi criado pensando em você. Com várias dinâmicas em grupo e técnicas de coaching o advogado irá aprender:

• Reter seus clientes ativos e antigos e gerar novos negócios para o escritório, mediante o desenvolvimento de vínculos verdadeiros, sólidos e duradouros;
• Escutá-los com atenção, propor melhorias e soluções frutos de suas ideias e opiniões;
• A importância de conhecer profundamente os clientes e seus negócios, a fim de agregar mais valor para eles;
• Antecipar-se às suas necessidades, dores e preocupações;
• Comunicar-se melhor e mais efetivamente com eles;

3. Falar, tratar, vestir e agir como um advogado: requisitos básicos de comportamento dentro de um grande escritório de advocacia.

Em uma época de crise como a que estamos vivendo e dentro de um mercado concorrido como o Jurídico, algumas atitudes, comportamentos e posturas podem fazer toda a diferença entre o advogado medíocre e o bem sucedido.

Em razão disso, projetar uma imagem vencedora, fazer seu marketing pessoal são diferenciais importantes na carreira de um profissional de sucesso.

E não se pode esquecer que a primeira impressão é a que fica!

Pensando nisso, a Thelema criou um workshop dinâmico, leve e com inúmeras dicas, inteiramente voltado para a construção de uma identidade profissional sólida e respeitável.

4. Perca o medo de falar em público e fazer apresentações.

Quer aprender a:

• Falar adequadamente e sem inibições?
• Fazer apresentações “matadoras”?
• Saber falar para qualquer público?
• Estruturar e expressar ideias com convicção, clareza e conteúdo?
• Controlar a ansiedade?
• Eliminar vícios de linguagem?

Se sim, então este workshop vai resolver os seus problemas!

Em uma apresentação divertida, intercalada com várias dinâmicas de grupo e ensaios dramáticos serão disponibilizadas as principais dicas sobre como falar bem em conversas e apresentações, como também, fornecidas técnicas para que os participantes explorem suas características e desenvolvam o seu próprio estilo de se apresentar em público.

5. Você está muito ocupado para assistir a este workshop?

Se a sua resposta foi afirmativa fique tranquilo, pois nós da Thelema temos o remédio certo para acabar com essa superocupação.

Desenvolvemos um workshop específico para tratar deste assunto, no qual usamos ferramentas de coaching, técnicas de gestão de tempo e um conteúdo divertido e atualizado, voltado para a ação, abordando os seguintes aspectos:

• Controle o seu dia ao desenvolver um planejamento eficaz;
• Dê atenção para as prioridades e trabalhe mais produtivamente;
• Gerencie sua alta carga de demanda com menos estresse;
• Administre as interrupções e desperdiçadores de tempo que minam sua produtividade;
• Supere a procrastinação;
• Delegue, comunique-se e use o pessoal de apoio de modo mais efetivo;
• Gerencie o excesso de informações, em especial, o volume de e-mails recebidos;
• Elabore um plano de ação pessoal que permita desenvolver habilidades de gerenciamento de tempo.

6. Como motivar os advogados para o aumento de performance e produtividade no seu escritório?

Você gostaria de:

• Criar um ambiente em que todos os colaboradores interajam e trabalhem em prol de um objetivo comum?
• Ter equipes entusiasmadas e energizadas, que cumpram os prazos e se sintam extremamente comprometidas e engajadas? 
• Transformar os seus gestores em líderes inspiracionais ?
• Criar times vencedores?

Caso tenha respondido afirmativamente a qualquer uma dessas prévias questões, nós trazemos a solução!

Este workshop foi desenhado pensando nas estratégias e alternativas que o Escritório necessita desenvolver, a fim de formar um ambiente estimulante ao seu pessoal, com equipes de alta performance e constantemente desafiadas.

7. Advocacia e Inovação: Desenvolva o seu potencial para fazer a diferença.

Criatividade não é um talento, mas uma competência que pode ser desenvolvida e aprimorada.

Assim, caso você deseje:

• Aumentar seu nível de criatividade;
• Pensar constantemente fora da caixa;
• Gerar ideias e soluções ainda mais inovadoras;
• Ser reconhecido com um profissional diferenciado.

Não pode deixar de participar do nosso treinamento!

Trata-se de um workshop prático, dinâmico, no qual serão utilizadas diferentes técnicas para a geração de ideias e aumento da criatividade, que possibilitarão aos participantes, após a sua conclusão, o fortalecimento de sua competência, melhorando assim a sua produtividade, o trabalho em equipe e resultados.

Em resumo, que permitirá que os advogados alcancem um novo patamar de inovação profissional.

Algumas dicas para ajudá-lo a reavaliar o seu escritório no momento de crise.

No mundo dos negócios, há um universo de diferença entre organizações que prestam serviços e os outros tipos de empresas. Essa diferença é particularmente profunda, quando começamos a falar sobre o planejamento e execução de uma estratégia de recuperação em época de crise. Algumas empresas podem se reestruturar em torno de produtos e outras, que prestam serviços, como é o caso de escritórios de advocacia, devem iniciar este processo de recuperação com as pessoas e o seu compromisso com a organização. Neste artigo, publicado no Migalhas, a Thelema - Coaching para Advogados, dá algumas dicas de como reavaliar o seu escritório neste momento de crise.

http://www.migalhas.com.br/dePeso/16,MI227841,101048-Algumas+dicas+para+ajudalo+a+reavaliar+o+seu+escritorio+no+momento+de

Síndrome de Burnout: o que os advogados podem fazer para evitá-la.

A maneira como o nosso corpo e cérebro lidam com o estresse e ansiedade não mudou muito nos últimos 10.000 anos. Um mecanismo de defesa maravilhoso, ligado ao nosso sistema nervoso, chamado de reação de luta-ou-fuga é instantaneamente acionado, quando estamos em perigo. Quando somos confrontados com uma ameaça - real ou percebida – o nosso corpo é inundado por poderosos hormônios, como cortisol e adrenalina, que nos impulsionam a entrar em ação. Este foi um dispositivo de sobrevivência essencial para os nossos antepassados que viviam no tempo da caverna, em um ambiente inóspito e que, constantemente, tinham que fugir ou lutar com predadores que tentavam matá-los.

Os advogados não estão na selva enfrentando estes riscos de morte. Contudo, o organismo reage igualmente a estas ameaças em uma audiência mais estressante ou numa discussão mais acalorada em uma reunião. Nestes momentos, nosso corpo responde como se estivesse sendo perseguido por um leão faminto. Com o tempo, essa ansiedade crônica provoca a liberação de muitos hormônios de luta-ou-fuga. E essa liberação prolongada, de acordo com pesquisas, danificam o hipocampo (área do cérebro envolvida na aprendizagem e memória) e a amígdala (área do cérebro envolvida na forma como percebemos o medo), ambos associados à depressão.

Viver na selva da profissão jurídica não envolve enfrentar mamutes, mas gera a mesma reação de luta-ou-fuga por causa das nossas construções mentais. O medo de perder uma causa, por conta de um prazo, pode criar um pânico no sistema nervoso tão real quanto o desespero que sofria um de nossos antepassados enfrentando ou fugindo de um animal que queria lhe matar.

Advogados, muitas vezes, são perfeccionistas e terminam despejando uma quantidade demasiada de energia na maior parte dos trabalhos que realizam. Tais esforços extraordinários são estressantes para o corpo e mente. No entanto, eles já sabem de tudo isso, não é? A verdade é que muitos advogados já fizeram os cálculos em suas cabeças e estão dispostos a pagar o preço por mais dinheiro. Frase interessante esta última, não? Desta forma, ao final do dia, voltam para as suas casas esgotados, cansados demais para pensar sobre as implicações de viver desta maneira. Entram num modo de sobrevivência, no qual sobra muito pouca energia positiva para investir em si mesmo ou em sua família e, finalmente, queimam como se fossem um meteorito entrando na atmosfera da Terra. 

A síndrome de Burnout não é apenas uma consequência de tentar se manter num cronograma insano. É também um resultado de como os advogados realmente pensam. Como o Direito exige análise lógica e objetiva, além de muita atenção aos detalhes, a profissão atrai perfeccionistas. Estas pessoas vivem pela seguinte regra: "Se eu não entregar um trabalho perfeito, irei falhar." Os perfeccionistas tendem a ser workaholics e, muitas vezes, são vistos como inflexíveis e obcecados por controle, mas convencidos de que não o detêm, vivem numa eterna busca. E já que a perfeição não pode ser alcançada, o esforço para isso pode gerar uma constante insatisfação.

Outra razão, que pode levar a alguns advogados a experimentarem o burnout é que os seus valores fundamentais não estão alinhados com os seus próprios comportamentos. Às vezes, esse problema reflete um conflito psicológico interno, enquanto que em outros momentos, é um conflito entre os valores do advogado e os da organização em que ele trabalha.

Além destes dois pontos citados acima, outros aspectos que podem levar ao burnout são:

•  Excesso de compromissos. (o profissional nunca pára, está sempre em movimento);

• Tem pausas inadequadas e não consegue repousar direito. (o envolvimento com o trabalho é contínuo);

•   Tem ideais irreais.

• Está submetido a constante estresse. (ocasionalmente interrompido por alguma crise);

•  Não tem ajuda ou assistência;

•  Sente fadiga crônica por se cobrar tanto;

• Tem forte sentido de responsabilidade, mesmo quando são os outros que cometem o erro;

•  Tem sentimento de culpa em relação à vida pessoal;

•  Sente incapacidade (ou uma forte relutância) a dizer não.

No fim das contas é mais fácil evitar o burnout do que ter que superá-lo. Abaixo, algumas estratégias capazes de ajudar o advogado a escapar das suas garras:

• Descanse, relaxe, renove-se. Esta é a única maneira de se sustentar ao longo deste percurso.

• Acabe uma tarefa antes de assumir um novo compromisso ou responsabilidade. Você não dará conta acrescentando mais um piso no seu arranha-céu de atividades.

• Aprenda a dizer não e especifique a ajuda que precisa, assim como as restrições sobre o seu tempo que já está insanamente tomado.

•  Defina prioridades e consulte a sua família. O trabalho ocupa um papel essencial em nossas vidas, mas nunca deve ser prioridade sobre a família. Esteja disposto a ocasionalmente dizer não para atividades de baixa prioridade, quando entrar em conflito com aquele tempo de qualidade que teria com ela.

• Ouça os sinais de alerta de estresse do seu corpo, como dores de cabeça, dores nas costas, tontura, insônia e fadiga inexplicável.

• Corte a pressa e o excesso de preocupação. O estresse é o subproduto natural de tentar encher um saco de 5kg com 10kg de batata. Faça apenas o que é razoavelmente possível no tempo existente e com os recursos disponíveis.

• Considere mudar de emprego. Às vezes, a única coisa que você pode fazer é deixar o seu trabalho e procurar emprego em uma outra organização.

• Considere mudar de carreira. Se está cansado de se sentir cansado ou de ficar doente, saiba que existem muitos ex-advogados felizes por aí.